张俐丽：中华女子学院人力资源管理系主任；中国高等教育学会秘书学专业委员会常务理事

　　可能从一个精采故事上场，在很大的程度上，我想从认知角度上，我处在劣势上。本来大家想今天是节日，是来快乐来分享的。刚才前面人讲了很多道理，悟性和坚持，就我个人来看，我觉得有很重要的前提。首先是在认知上要提升，人经常是这样，认识不到的。心在，你才可能有行为，我觉得这是一个连续性的过程，因此，我今天讲的主题有一点点枯燥，就是讲我们整个办公管理的新的发展趋势，我在今天企业做秘书，在公司做秘书，跟前面秘书有很大的不同。过去一讲到秘书的时候，更多强调助手功能，在国外的，有些很多秘书专家提出很有意思的话题，在我们今天这样飞速发展的时代，在技术进步这么快的时代，我们现在秘书具有很多功能，是手脚延伸，领导忙不过来，我们需要对他延伸。过去有各专业词经理延伸功能，今天，其实很多技术性问题，完全可以通过机器替代。我们人，特别是秘书，职业的价值到底在哪？这提出一个很重要的问题，职业价值在那？

　　实际上现在很多专家，包括发达国家，都认为今天的秘书在某种意义上来说，价值在提升，而不是在消退，为什么呢？今天我很认同亚军小姐的一句话。她上司给她说，我不知道你要知道，我知道的你也要知道。在今天，作为秘书，提出了过去前所未有挑战，从我们今天来看，这个挑战其实有一个很重要的，我们需要认知的。刚才王院长提到，他做的报道非常精采，他以小见大，他提了很重要的问题，就是秘书的悟性，其实我想在这里，我也讲一个关键性的词，就我个人来看，秘书的工作与悟性相结合很重要的，刚才王院长讲的对我有很重要的启发。

　　


　　我觉得今天在座的秘书，今天的论坛就告诉我们一个很重要的道理，我从今天人力资源管理理念来讲，我们要成为知识型的员工，就是系统化的员工，过去我觉得我们隶属在很大程度上。从管理层讲，知识结构三个层面。越高层次的管理者，概念层面要求的越高。我们初级工作者，对技术层面要求的高，我现在对我们搞秘书的工作的人，我有个看法，实际上我们在很大程度上，秘书是个通才，就是在一定程度上，它其实是一个要求更广，为什么呢？因为老板要求的是理念性的层面，比如前瞻性，宏观的把握能力要强。

　　作为今天的秘书来讲，我始终持一种观点，过去我们都说，他不是管理人员，是辅助管理的，但实际上我觉得，比如从人力资源来讲，讲到企业核心，有四类人才不可缺，第一类我们讲叫稀缺性人才，可能作为企业来讲，是代表这个企业的核心精力的某些东西，就是有了他，就代表了企业最重要核心管理的方面。比如我们一些有自己独到见解的ceo，还有核心性人才，我认为作为秘书，应该作为企业的核心人才。

　　但在现实中，很多企业并没有把秘书纳入到这类人才中。人力资源都知道，我们经常把这个组织视为金字塔，有所谓中间的核心部门，有从斜面走上的部门，行政部门并没有被放在比较核心的位置。但实际上，王总也提到了，其实秘书对于整个的组织，对上司的感觉迹象来讲，贡献是很高的。所以在某种意义讲，也可以这样说，英国有个秘书专家曾经提到这么一个观点，他说其实在某种意义上来讲，我们经常在企业里看到这样一种现象，就是非常强悍的老总，如果身边配了一个跟不上趟的秘书，你就会发现老总各方面业绩变得很平庸，而另一方面，如果是一个并不十分出色的老总，因为有一个在身边能够跟他同步的前进的，配合非常默契的秘书，在很大程度上他就会变得比较出色。

　　


　　大家从另一方来讲，刚才懿萌的一句话得到了很多的掌声，实际上坐在领导岗位的人确实是非常孤独的，这个孤独，因为什么？因为我们组织的沟通渠道并不是理想性的，应该是全通道的沟通，但实际上不是这样，很多组织的沟通是瓶颈性的。说有一个拐弯的口，这个瓶颈确实有中认知的味道。就是能够给他提供信息的人是否能够给他提供此类信息。

　　简单的从理论上我想谈我几点看法，其实今天做秘书，咱们可以从故事说起，今天的秘书应该从现代的行政上来讲，应该读懂几个故事，我觉得这几个故事在不同人来讲有一个心结。

　　第一个比如说，我们现在凡是讲管理，都要讲物品原理，我想在诸多的培训中，各位已经听到了很多关于物品原理的想法，其实我觉得，物品告诉我们一个最基本的管理理念。在某种程度上，这块板长短就会决定一个组织整体的成就感。在这里我想在某种意义上讲，领导层和决策层看成统领我们的人，我们还要讲统领。

　　我们现在将板，就是把木桶看成一个企业，如果把道理给他，那么我们今天在这个桶上，我们所起到作用是什么，而且我个人认为，秘书在很大程度上，应该是三类专家构成。秘书是企业里面维护团队的专家，我认为横像木桶的圈，在这方面，秘书部门担负的责任很大的。比如我们企业很多的规章制度和流程，都是秘书部门和人员参与制定的，所以在这方面，我觉得我们今天的秘书要有一个很新的理念。

　　


　　第二个从我们经常爱讲的故事，爱讲什么呢？爱讲《和尚的故事》。其实所有的故事都有心结，在你自己的工作中，如果你能很好的理解它，都会有心结。

　　第一个比如说，我们现在凡是讲管理，都要讲物品原理，我想在诸多的培训中，各位已经听到了很多关于物品原理的想法，其实我觉得，物品告诉我们一个最基本的管理理念。在某种程度上，这块板长短就会决定一个组织整体的成就感。在这里我想在某种意义上讲，领导层和决策层看成统领我们的人，我们还要讲统领。
　　
　　我们现在将板，就是把木桶看成一个企业，如果把道理给他，那么我们今天在这个桶上，我们所起到作用是什么，而且我个人认为，秘书在很大程度上，应该是三类专家构成。秘书是企业里面维护团队的专家，我认为横像木桶的圈，在这方面，秘书部门担负的责任很大的。比如我们企业很多的规章制度和流程，都是秘书部门和人员参与制定的，所以在这方面，我觉得我们今天的秘书要有一个很新的理念。
　　
　　第二个从我们经常爱讲的故事，爱讲什么呢？爱讲《和尚的故事》。其实所有的故事都有心结，在你自己的工作中，如果你能很好的理解它，都会有心结。在这里我想引用美国的前总统的私人国际秘书，曾经讲过一段话，秘书最难的就是我既要用我的思想影响老板，怎么样能够又为组织提供很多有益的建议，能够让上司参考，但同时又不失我这个角色应该有的正确的位置，这是很多秘书应该具备的。其实很多事你怎么才能做的最好，就是在一个“度”上。“度”的把握性，我想除了悟性之外，经验需要自己不断的反思和积累，工作其实你都做了，心也费了，力也出了，但是总是让人不满意。所以作为秘书，你的精采思想如同种子，但是一颗很好的种子要长成大树，必须要有使他发芽成长的泥土、空气、水分，那么这些是什么呢？这些就是权利，而秘书你要知道，你是一种非权利性岗位，你不是正有些岗位，比如部门经理，可能是一方诸侯，在某些领域，可能有一定决策权，但是秘书不是。秘书在很大程度上扮演着参谋。怎么样用这样的思想影响到你的上司，你就要巧妙的去影响你上司，你要选择适当的条件去传达出去。

　　

　　
　　我做了二十多年秘书工作的教学，我这个系就叫秘书系，是这些年逐步发展出来的。实际上从我现在培养的上千名学生里的整个发展趋势，确实是这样，就是秘书其实可能将来执业转型最适合的领域就是往人力资源走。我为什么说这两个领域，它有很多的共同性，我觉得这两个领域的从业人员有一点特别相同，他最主要的是沟通，做秘书要会沟通，做人力的人也需要沟通。
　　
　　其实我们现在讲到和尚卖梳子的故事，我觉得做秘书一定要学会懂点销售学，这个销售学不是向别人销售，而是把你的思想向你的上司销售。我在外企做了大量的培训，很多秘书觉得特别不平，就是我是人才，可是我好象不像其他人一样，得到相应的重用。
　　
　　李嘉诚曾经说过，对他的秘书说过，说你不要有怨气，为什么呢？你看我对很多的部门特别的客气，因为我是这么看的，你们是我的家臣，他们是我的外臣，家臣与外臣不能同一对待，所以我在管理上，我必须对他们礼让三一分。你们是我的家臣，我是什么都不会瞒着你们，你们对整体情况了解的，但是有时候我会批评你们，但是那是作秀给他们看。
　　
　　为什么很多秘书觉得不平？他们觉得你看老总对其他部门的人员很客气，我们一出问题的时候，总是拿我们出气，或者经常会批评到我们的头上。但是作为管理者和上司，他这么想，因为你天天在我身边，所以跟在某种程度上，我跟你们更亲一层，所以对你批评的更多。在某种程度上，人的嫉妒是存在的。
　　
　　
　　所以我觉得作为咱们秘书，怎么能让你的上司接受你的管理和新理念，我希望在座的秘书多读一些管理方面的书籍，经济方面的书籍，我希望大家多读心理学方面的东西，这是我们做好秘书工作的前提。
　　
　　三个和尚都是卖梳子，老和尚说谁卖的最好谁接我的班。大和尚到了北京寺庙推销，北京住持说实在对不起，你到寺庙推销梳子找错对象了，我没有头发。我们很多秘书有这种困惑，你向上司推销思想的时候，会认为你有点文不对题，给你打回来，很多秘书会放弃。二和尚跑到广东卖梳子，于是听到同样的说法，对不起，我们一个头发也没有，卖给我们和尚怎么使用，于是他就观察，观察完他发现，在广东善男信女很多，都给寺庙进行捐助，捐助很希望有一个证物，证明我给寺庙做了贡献，于是和尚想到好的主意，于是就从这方面发展。第三个和尚跑到了上海，他从理念上考虑，主要研究在寺庙里面所有来上香的人要什么，最主要是健康，他说梳子能够梳通过血脉，对养神有好处，于是也得到很大的订单。
　　
　　大家可能觉得这是营销，与我们有什么相干，其实很多的大真理都包含在我们生活中的点滴的小事情之中，应了刚才王董事长说的一句话，如果一个人，在不断的进行参与，人总会在现代发展中找到自己合适的位置，而且能够在你的整个企业发展中，能够有一个自己的特殊贡献，让别人不可取代。